DOT performance

DOT & ziekenhuis performance

“Geen input zonder bruikbare output”Best practice quote

Hoe stuur ik (beter) op DOT performance?

DOT is meer dan registreren alleen

Onlangs deed ik een mooie opdracht. Die begon met de vraag “hoe krijgen we een betere DOT registratie binnen onze ziekenhuisgroep”. Maar al tijdens de intake werd de vraagstelling verbreed. Geen betrouwbare input zonder intensief gebruik van output. Dus namen we sturing op basis van DOT mee in onze doelstelling.

Op basis van mijn ervaringen definieerde ik een ‘best practice traject’ voor DOT. Neem acht aandachtsgebieden tegelijkertijd serieus:
(1) Leren registreren (verantwoordelijkheden voor registratie en sturing obv DOT!)
(2) Controleren (afspraken over controles en (!) het bespreken van de resultaten daarvan)
(3) Corrigeren (afspraken over correctie activiteiten en het uitblijven daarvan)
(4) Faciliteren (afspraken over ondersteuning rond DOT registratie en correctie)
(5) PDCA overleg (plan/do/check/act): operationele/tactische sturing op basis van DOT
(6) DOT KPI ontwikkeling
(7) PDCA strategisch: beleidsplanning en bijsturing op basis van DOT
(8) Borging van DOT kennis en werkwijze in uw organisatie.

Na een pilot bij een beschouwend en snijdend specialisme volgde een organisatie brede ‘roll-out’. Het traject leerde dat enkel een integrale aanpak werkt.

Pas als directie, medisch specialist, management, secretaresse en facilitair ondersteunende diensten samen (!) focussen op registratie en sturing (!) ontstaat een kwaliteitsimpuls. Waarbij natuurlijk niet alles meteen perfect verloopt. Maar waarbij successen bij het ene specialisme wel zorgen voor initiatief en verbetering bij een ander specialisme.

Bent u binnen uw instelling toe aan een DOT kwaliteit scan of een volgende kwaliteitsslag? Dan is het misschien tijd om een oriënterend gesprek te hebben over mogelijke verbeteringen. Bel mij gerust voor een oriënterende afspraak: 06 250 45 321


“Een belangrijk aandachtsgebied: Een multifunctioneel maandelijks DOT overleg”

8 Aandachtsgebieden voor betere sturing met DOT

Eerste aandachtsgebied: registratie optimaliseren

Stel in een matrix vast wie wat registreert en controleert. Dit voorkomt discussies over verschillen tussen specialismen. Controleer de registratie ‘kwaliteit’ en train zo nodig verschillende groepen (zowel hoe te registreren als hoe DOT management informatie te interpreteren).

De kunst is het om een optimum tussen decentraal (meteen goed en een korte correctie/leer circel) en centraal (datgene wat niet decentraal hoeft) te vinden.

Tweede aandachtsgebied: controle optimaliseren

Maak de correctie terugkoppel tijd zo kort mogelijk. Controleer ook decentraal en leer van fouten. Er is goede tooling op de markt (zoals Valuecare) om controles te faciliteren.

Zorg voor een ‘correctie dashboard’: hoeveel registratie fouten zijn waar (op welke afdeling) te corrigeren en wat is het verloop in de tijd?

Derde aandachtsgebied: correcties optimaliseren en controleren

Het is natuurlijk leuk (of minder leuk) te zien waar welke registratie fouten gemaakt worden. Maar oplopende correctie ‘queues’ zijn weinig motiverend. Help zo nodig centraal te corrigeren.
Maar uiteindelijk gaat het om het meteen goed registreren (scheelt correcties) dus terugkoppelen aan alle afdelingen welke correcties waarom gedaan zijn voor wie is belangrijk.

Vierde aandachtsgebied: minimaliseer registratie druk en faciliteer

Het bijhouden van een medisch dossier EN een registratie dossier is eigenlijk frustrerend. Eigenlijk wil je dat na eenmalige registratie in een dossier de productie meteen goed geregistreerd wordt. Helaas faciliteren niet alle ZISsen (ziekenhuis informatie systemen) dit even goed. Dat betekent goed kijken wat echt nodig is en handige signaal lijsten ontwikkelen.

Soms helpt het om decentraal DOT-consulenten (secretaresses die DOT specialist zijn en het kwaliteitsniveau van registratie decentraal kunnen bewaken) aan te wijzen of om achterstanden centraal weg te werken. Bij oplopende achterstanden kan overwogen worden het specialisme een centraal gefaciliteerde correctieslag te laten financieren.

Tot slot is een perfecte backoffice (Zorg registratie, Analyse afdleing en optimaal georganiseerde DBC Helpdesk) uiteraard essentieel.

Vijfde aandachtsgebied: bespreek regulier registratie kwaliteit, correcties en het bereiken van doelstellingen.

In een maandelijks DOT overleg kan in een multi functionele setting (vertegenwoordiging van medisch specialisten, management en financiën) besproken worden hoe goed het registreren gaat (registratie/correctie dashboard) maar vooral ook of beleidsdoelstellingen gehaald worden. Welke verschillen in zorg-activiteiten voor gelijksoortige zorgtrajecten zijn opvallend tussen medisch specialisten. Soms is dit verklaarbaar. Soms minder.

Ga hierbij natuurlijk niet op de stoel van de medisch specialist zitten. Maar sterke afwijkingen in aantallen zorgactiviteiten per zorgtraject tussen medisch specialisten onderling en tussen uw en andere instellingen maken nog niet altijd vanzelfsprekend dat de Medisch Specialisten hier in het kader van zorgkwaliteit over spreken.

Zorg voor een goede DOT analyse die besproken kan worden. Ontwikkel hiervoor een format organisatie breed. Ervaring leert dat hier juist een belangrijk punt van aandacht en begeleiding zit. Een goede analyse wijst in volgorde van belang op significante afwijkingen en is geen overzicht van saaie getallen! Hou het niet bij cijfers, maar ook bij analyses en conclusies. En vooral, hou de actiepunten die hieruit voortkomen ook goed bij. Worden productie doelstellingen gehaald? Welke zorgplafonds zijn relevant? Hoe is bijsturing mogelijk?

Zesde aandachtsgebied: DOT KPI ontwikkeling.

Op basis van het DOT overleg (punt e) en strategisch PDCA overleg (zie hierna punt g) is het belangrijk om continue aandacht te besteden aan KPI (Kritische Proces Indicator) ontwikkeling. Waar sturen we op? Hoe zorgen we dat analyses niet gaan over het ‘vaststellen’ van cyfers maar een niveau dieper gaan? Dat significante afwijkingen niet gezocht hoeven worden maar meteen duidelijk zijn enzovoort.

Door een analyse-routine wordt snel duidelijk welke cyfers en welke uitzonderingen doorgaans besproken worden. Diepte analyses, business cases en kostprijs analyses kunnen de standaard overzichten aanvullen. hiervoor is.

Ontwikkel een dashboard in uw BI (Business Intelligence) omgeving waarin kan worden ingezoomd op cyfers. Tot op naamniveau, tot op dagniveau etc. En houd daarbij rekening met het feit dat niet iedereen graag in een BI omgeving selecties maakt. Een afdelingschampion met affiniteit voor BI trainen en betrekken bij DOT overleg is key!

Decentraal kunnen via uw BI DOT Dashboard controles, kostprijzen, productie ontwikkeling en bezetting bekeken worden en in het maandelijkse analyse overleg nader besproken.

Zevende aandachtsgebied: Bepaal beleidsdoelstellingen mede op basis van DOT doelstellingen (en resultaten).

Op basis van een deugdelijke jaar-analyse kan een jaarplan (of zelfs een meerjaren plan) worden opgesteld dat als leidraad voor het specialisme geldt.

Welke zorgtrajecten zijn van strategisch belang voor de instelling? Blijkt dat ook uit onderhandelingen met de zorgverzekeraars? Welke uitkomsten van (kostprijs) benchmarks nopen tot aandacht/beleid?

Zogenaamde feeders en bleeders moeten met enig voorbehoud worden bekeken. Kostprijzen worden niet uniform vastgesteld. Maar een indicator functie kunnen ze zeker vervullen.

Omgekeerd kan een specialisme natuurlijk zelf verzoeken om bepaalde zorgtrajecten nader te specificeren en eventueel in een benchmark te vergelijken met een andere instelling. Dat kan door afspraken te maken met een leverancier of direct contact op te nemen met de instelling zelf natuurlijk.

Achtste aandachtsgebied: Zorg voor borging: belonen en trainen nieuwe instroom

Verloop op de afdeling kan behaalde resultaten onder druk zetten. Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers bij hun introductie training al DOT training krijgen. Organiseer zo mogelijk web-based trainingen. Die kunnen ook als ‘opfriscursus’ voor bestaand personeel ingezet worden.

Door DOT consulenten een klein extraatje te geven en vooral inhoudelijk in het zonnetje te zetten is ook veel goodwill voor relatief weinig geld te winnen.

Er zijn instellingen die stijgers en dalers op essentiele DOT kpi’s belonen. Dat kan mooi lijken maar op termijn is het natuurlijk zaak dat alle betrokkenen begrijpen dat deugdelijke registratie voor sturing essentieel is. En dat laatste bereik je enkel door ook terug te koppelen hoe je stuurt op basis van de behaalde DOT resultaten.

De beste beloning is regulier vast te stellen dat het qua dot resultaten (registratie/productie) op bepaalde plekken goed gaat. Vooral niet vergeten dus!


Bent u binnen uw instelling toe aan een DOT kwaliteit scan of een volgende kwaliteitsslag? Dan is het misschien tijd om een oriënterend gesprek te hebben over mogelijke verbeteringen. Bel mij gerust voor een oriënterende afspraak: 06 250 45 321

Bas Brummans
Management & Advies.